Раньше подразделения банка запрашивали и согласовывали предоставление доступов к внутренним системам вручную. На это в отдельных случаях уходило до двух недель. Мы решили ускорить этот процесс: автоматизировали и сократили его с помощью типовых профилей. В конце 2022 года 82% запросов на подключение сотрудника к внутренним системам выполнялись уже в первые 2 дня. За 2023 год это число увеличилось еще на 16%, а некоторые категории сотрудников получают доступы в течение одного рабочего дня — сразу после оформления на работу. В планах — масштабировать этот процесс на все подразделения, а пока рассказываем, как все получилось.
.jpg)
Что такое типовой профиль
В банке есть общий термин — типовая функциональная роль. Работнику присваивается характеристика, которая четко и понятно описывает, что этот человек делает в компании и какой набор инструментов ему нужен для выполнения задач. Например, требования к уровню образования, техника, которая должна быть на рабочем месте и перечень необходимых доступов к корпоративным системам. Ту часть, которая связана только с доступами к системам, мы называем типовым профилем пользователя. Иными словами, типовой профиль — это IT-составляющая общей функциональной роли, известный набор прав в известном наборе систем.
Чтобы получить доступ к системам без типового профиля, сотрудник или его руководитель должны были оформить много разных обращений. Каждая заявка проходила длительный этап согласования, и только после него специалисту могли быть предоставлены доступы и инструменты, необходимые для работы. Кроме того, руководителям при приеме каждого нового сотрудника приходилось вспоминать, какие доступы надо запросить, какую заявку для этого оформить, с кем согласовать, а потом долго ждать исполнения. Иногда на весь процесс уходили дни. Типовой профиль все эти проблемы решает.
Как мы используем типовые профили
Основной сценарий использования типового профиля сейчас — прием на работу.
Особенно важно было упростить процедуры оформления заявок на доступы для новых работников в розничном бизнесе, поскольку в этом секторе принимают на работу новых людей чаще всего. Таким образом, типовой профиль избавил новичков от необходимости оформления доступов вручную.
Типовой профиль помогает регулировать набор прав и типизировать его. Когда появляется новая система, новая роль или функциональная возможность в существующей, доступ к ней открывается для всех сотрудников, которые соответствуют нужному типовому профилю.
Также типовые профили упрощают проведение аудитов полномочий, которые есть у сотрудников. Так мы предотвращаем наличие у них избыточных прав, которые могут приводить к утечкам информации или другим инцидентам.
Типовые профили помогают и в случае перевода сотрудников на новую должность внутри одного подразделения или из подразделения в подразделение, а также при выходе из декрета. Состав обязанностей, как правило меняется: значит, какие-то доступы должны остаться, другие надо изменить, а третьи — заблокировать. Сейчас такой переход вручную контролирует руководитель сотрудника, но скоро типовой профиль позволит автоматизировать процесс.
А при увольнении типовой профиль помогает моментально ограничить доступ к ресурсам, которыми пользовался сотрудник.
Как создаются и работают типовые профили
Первое, что нужно было сделать при создании типовых профилей, детально проанализировать процесс выдачи доступов — кто, что, зачем, кому и когда предоставляет.
На старте команда общалась с коллегами из HR, чтобы выяснить, как устроен процесс приема человека на работу, какие документы оформляются, когда и в каких системах появляются данные. Затем определили, какая информация нужна коллегам из IT, чтобы предоставить тот или иной доступ. А после подключились сотрудники блока безопасности, чтобы понять, на каких условиях они могут предоставляться, если убрать этап ручного согласования с их стороны. Все эти шаги по сбору требований мы повторяем каждый раз, когда нужно автоматизировать оформление и предоставление доступа к новым ИТ-сервисам.
Мы сделали быстрое решение, когда вычисление типовых профилей скрыто под капотом и закодировано в кадровой системе. При приеме сотрудников на работу руководители могут выбрать готовый типовой профиль.
Работу с типовыми профилями можно сравнить со сбором корзины в интернет-магазине. В одном профиле может быть несколько позиций. Одна позиция — это один доступ. Разработчику нужен доступ в Jira — раз. Разработчику нужен доступ в Confluence, где он работает с документацией, — два. Определенное ПО — три. Для каждой позиции есть отдельный вид обращения или заявка. Когда новому сотруднику нужно получить доступ по типовому профилю, ему фактически нужно повторить предыдущий заказ.Работу с типовыми профилями можно сравнить со сбором корзины в интернет-магазине. В одном профиле может быть несколько позиций. Одна позиция — это один доступ. Разработчику нужен доступ в Jira — раз. Разработчику нужен доступ в Confluence, где он работает с документацией, — два. Определенное ПО — три. Для каждой позиции есть отдельный вид обращения или заявка. Когда новому сотруднику нужно получить доступ по типовому профилю, ему фактически нужно повторить предыдущий заказ.
Мы подружили наш IDM с сервисным порталом. Когда новый сотрудник попадает в IDM, мы создаем ему учетную запись с первоначальными правами. Это уже более 15 ИТ-сервисов, которые мы называем общедоступными. Если у него в том числе есть типовой профиль, соответствующий должности, в работу автоматически запускается вся «корзина» доступов, и все они идут по своему маршруту исполнения, минуя фазы согласования. В итоге сотрудник получает в среднем 90% доступов к концу первого полноценного рабочего дня.
Что улучшилось с появлением типовых профилей
Руководителям больше не нужно знать, какие из доступов где и как оформить для своих сотрудников, помнить весь набор необходимых доступов и правил их оформления и согласования.
Что дальше
Наибольшую популярность типовые профили имеют в розничном блоке, а также блоках информационных и цифровых технологий и контакт-центре. Внедрять новый функционал планируется в первую очередь в бизнес-подразделения, обладающие типовыми функциями и ролями, а также большой численностью, что позволит улучшить работу подразделений и дебюрократизировать процесс управления доступом.
Уже сейчас количество согласований сократилось: за 2022 год более чем на 200 тысяч, и это только через систему управления поддержкой. В планах — сократить еще около 700 тысяч согласований в год.
Также, в ближайшем будущем любой новый шаблон на доступ будет создаваться на Сервисом портале и автоматически попадать в справочник, откуда руководители банка смогут собирать типовые профили для своих подразделений за пару кликов. Так, создание и согласование типового профиля через Сервисный портал банка, где это делается руководителями самостоятельно, позволит существенно сократить Time to market по выпуску новых типовых профилей в эксплуатацию.
